Teknisk dokumentation i Skandinavien

Fremgang for databasebaseret publicering Af Thor Angelo, Director, IT and Business Development

Nogle vil mene, at teknisk dokumentation er et nødvendigt onde; det understøtter produktet, men på den anden side tager det utroligt mange timer at skrive og opdatere information for ikke at nævne hele koordineringen og den grafiske opsætning.

Men tiderne skifter, og nye værktøjer vil spare os utallige timer ved at optimere fremstillingen af manualer, kataloger osv. I stedet for at skrive tekster i Word, tilpasse, sætte op i InDesign osv. kan vi nu lade en database stå for den løbende produktion af materiale.

De fire største fordele ved databasestyrede publikationer

1. Genbrug af data
2. Nem administration af adskillige forfattere og korrekturlæsere
3. Fuldt overblik og kontrol med versioner og ændringer
4. Nem håndtering af tekster på flere sprog

Genbrug
Vi bevæger os fra en tid, hvor hvert stykke informationsmateriale skulle tilpasses separat, til en tid, hvor brugen af databaser betyder, at produktinformation genbruges til flere formål. Dette kan lade sig gøre takket være skabeloner, som definerer hvilke data, der skal indgå i hjemmeside, manualer, informationsmateriale osv. Man sparer altså hele den manuelle proces med at tilpasse tekst og produktdata.

Flere bidragsydere
I mange organisationer skabes den tekniske dokumentation i samarbejde mellem adskillige bidragsydere, mens en central person koordinerer hele processen. Denne koordinering kan lettes betydeligt ved at bruge en database, som styrer samspillet mellem forfattere og korrekturlæsere. Resultatet bliver færre korrekturrunder - og i sidste ende betyder det, at produktet kommer hurtigere på markedet. 

Fuldt overblik
Databasers naturlige adgangskontrol er med til at give fuldt overblik over de ændringer, som gennemføres i materialet. Hver rettelse knyttes til editorens ID, hvilket gør det nemt at identificere hvem, der har rettet hvad og hvornår. Dette kan spare mange spørgsmål og uklarheder siden hen.

Flere sprog
Den største kundegruppe for databasebaserede publikationer i Skandinavien er de store eksportvirksomheder og den tunge industri. Det skyldes først og fremmest, at de har mange produkter og dernæst, at eksport skaber et behov for at kommunikere på flere sprog, hvilket komplicerer koordinationen af materialet, hvis processen ikke køres helt stramt.

Ikke sjældent arbejder man med korte deadlines op til en produktlancering. Det kan betyde, at de tekniske specifikationer stadig bliver tilpasset, mens oversætteren arbejder på den originale tekst. Det traditionelle Word dokument gør det vanskeligt at optimere arbejdsprocessen for oversætteren i sådan en situation. Arbejder man derimod med databaser, kan man typisk køre en såkaldt delta søgning i teksten. Delta søgningen viser de ændringer, som er gennemført siden en given version. På den måde kan ændringerne oversættes uden spildtid og ekstra omkostninger. Endelig kan værktøjet give mulighed for at opbygge en terminologidatabase, som sikrer konsistent brug af fagtermer og faste vendinger.

Implementering og valg af leverandør
Implementeringen af et databasebaseret content mangagement system (CMS) er ofte en mærkbar investering med store opstartsomkostninger til licenser og konsulenttimer. Men investeringen skal ses i lyset af de timer, man sparer i forhold til den traditionelle proces. Som med andre it projekter er succesraten stærkt afhængig af valg af leverandør. Det er vigtigt, at leverandøren fokuserer på slutproduktet og kundens behov frem for systemet.

En af de ting man bør overveje, når man vælger nyt CMS er, om leverandøren sørger for konvertering af data fra eksisterende filer til databasen, og om de hjælper med at opbygge skabeloner. En anden ting er overvejelsen om, hvorvidt systemet skal have en API grænseflade, som giver mulighed for integration til fx virksomhedens trykkeri. Især med de nuværende muligheder for print on demand løsninger kan sådan en integration gøre virksomheden i stand til fuldt ud at optimere fremstillingen af teknisk dokumentation. Endnu bedre bliver det, hvis oversættelsesleverandøren kan indgå i samme integrerede workflow.
 
Fremtiden for databasebaseret CMS
Selvom markedet endnu er koncentreret omkring de større industrielle virksomheder, ser det ud til, at også mellemstore firmaer, som producerer store produktkataloger begynder at se nærmere på muligheden for databasebaseret publicering. Konceptet er indiskutabelt på vej frem, og forhåbentlig kan vi snart se enden på de tidskrævende arbejdsgange, som i dag kendetegner arbejdet med teknisk dokumentation.

Emner