Sygehusene kan udnytte arbejdstiden 10-15 procent bedre ved bedre vagtplanlægning

Pressemeddelelse december 1, 2005 Samfund

De danske sygehuse kan for små midler forbedre deres fleksibilitet, effektivitet og ressourceudnyttelse med 10-15 procent- og opnå bedre trivsel og arbejdsmiljØ som sidegevinst, ved at gå fra bemandingsplanlænging til bemandingsoptimering, som flerehundrede sygehuse har gjort det i bla. Tyskland, Holland, Østrig og Sverige.

Danske sygehuse skal være mere effektive og fleksible i deres vagtplanlægning og skabe et godt sundt, trygt og godt arbejdsklima. Denne sætning er hørt mange gange før, men HVEM sikrer i praksis, at sygehusenes bemanding og vagter hele tiden tilpasses nye arbejdsgange, aktiviteter, struktur, behandlingsformer og ændrede omsorgs og personalekrav, og løbende omsætter disse ændringer i behov til mere effektive, fleksible og medarbejdervenlige arbejdstidsmodeller.

Den fynske iværksættervirksomhed Bright Future Consulting introducerer nu de samme uddannelser, værktøjer, principper og metoder til bemandingsoptimering, som med stor økonomisk succes anvendes i Tyskland, Holland, Østrig og Sverige, hvor flere hundrede store sygehuse har satset på uddannelsen af ”Working Time Managers”, der er ansvarlige for at optimere bemandingen til patienternes, ledelsens og medarbejdernes krav og behov.

Overføres udlandets resultater til danske sygehuse, kan de anvende 10-15 procent af arbejdstiden på en mere værdiskabende og omkostningsminimerende måde, til gavn for patientplejen, ventelisterne, økonomien og medarbejderne, som alle vil få mere individuelle og bedre arbejdstider og arbejdsvilkår.

For hver 100 medarbejdere med skiftende arbejdstider, kan sygehusene typisk effektivisere for 5 mio kroner om året, hvis bemandingen planlægges, sådan at man tager tiden fra situationer med systematisk overbemanding til situationer med underbemanding. Omkostningerne til projekterne er mindre end én læges årsløn.

Gode vagtplaner er svære og tidskrævende at lave, uanset om det drejer sig om læger, sygeplejersker eller portører. Der er mange konflikter og modsatrettede interesser, som skal balanceres, når ressourceudnyttelsen på danske sygehuse skal forbedres, og vagterne skal tilpasses til ændrede aktiviteter, resultatkrav, arbejdsgange og medarbejderønsker. Endelig er man langt mere nytænkende, resultatorienteret og problemforebyggende i udlandet, når de mange hundrede tusinde arbejdstimer og fraværstimer skal planlægges og udnyttes optimalt.

Det der gøres i udlandet, er med de rigtige simuleringsværktøjer ret simpelt, men nærmest umuligt uden. Man tager timer fra overbemandingssituationer, og allokerer dem til situationer med underbemanding, og designer herefter nye arbejdstidsmodeller, som tager flere og bedre hensyn til medarbejdernes behov og individuelle ønsker til frihed.

Denne opgave varetages dog af specialister i udlandet, og ikke på afdelingsniveau, som er praksis herhjemme, idet dette giver for mange konflikter og suboptimeringer i praksis. Endeligt er man for ”traditionelle” i arbejdstidsmodeller herhjemme, ligesom der ikke findes kurser og uddannelser i ”planlægning”, så der er ingen baggrund for at planlægge sådan.

En sådan proces løser de underbemandingssituationer, og de mange stress, søvn og trivsels-problemer, som personalet på sygehusene døjer med. Der mangler at blive sat turbo på vagttilpasninger, og introduceres nye arbejdstidsmodeller, som det gøres i f. eks Sverige.

Det er som om, at danske sygehuse er gået i stå, når vi sammenligner med udlandet, når det drejer sig om at tilpasse bemanding og vagter til behovet og opgaverne. I Danmark, er vi mindst 5-8 år bagefter det tyske og svenske arbejdsmarked, siger Ulrik Kjær Rasmussen, indehaver af Bright Future Consulting.

Hvert sygehus rummer derfor et betydeligt effektiviseringspotentiale på rigtig mange millioner kroner om året. Dem tilbyder Bright Future at realisere i samarbejde med sygehusene, vel og mærke på en måde, der ikke medfører forringelser i arbejdsglæden og arbejdsmiljøet.

Med Working Time Management er der tale om øjeblikkelige effektiviseringsgevinster, hvor 5-10-15 procent af arbejdstiden tages fra overbemandingssituationer, og allokeres til situationer med underbemanding, til gavn for patienterne, som oplever en bedre pleje, og for økonomien, idet overtid, stress og sygefravær minimeres.

Alle sygehuse har i dag vagtplanlægningssystemer, som administrer de nuværende vagter. Dette gør, at man derfor fortsætter med at have ineffektive vagter, men at man blot administrerer de dårlige vagter, på en mere tidsbesparende måde.

Pointe: Gå fra bemandingsplanlægning til bemandingsoptimering

Der mangler således fokus på planlægningsmetoder, og ordentlige simuleringsværktøjer, som man kender det fra udlandet. Men, hvem er ANSVARLIG for at sætte fokus på kvaliteten, fleksibilitet og effektivitet i vagtplanerne, og løbende tilpasser arbejdstidsmodellerne til behovet og aktivitetsniveauet? Sådan at de nye vagter kan administreres optimalt, i de allerede dyrt indkøbte IT systemer.

I dag er det ikke nok at tage kaffen med til et afdelingsmøde, og så tilpasse de eksisterende vagtplaner, når man skal effektivisere ressourceudnyttelsen. Nej, bemandingsoptimering er komplekst og rummer mange konflikter, modsatrettede interesser, og en god vagtplan er hamrende svær at designe pga, den komplekse drift og mangel på værktøjer og nytænkning. Det er denne planlægningsproces Bright Future som de eneste i Danmark tilbyder værktøjer, uddannelse og rådgivning omkring.

Planlægningen i udlandet udføres af en ”Working Time Manager”, som er ansvarlig for at anvende de flere hundrede millioner lønkroner på et sygehus mest optimalt, og på en sådan måde, at dette styrker patientplejen, arbejdsmiljøet og medarbejdernes livskvalitet.

Working Time Managers simulerer og omkostningsberegner nye vagtplaner, som med garanti forbedrer arbejdsmiljøet, og sikrer at hver eneste medarbejder oplever, at få 2-4 arbejdsdage per måned, som passer bedre ind i familie, fritids og privatlivet, efter en vagtomlægning. Dette skaber trivsel og ekstra arbejdsglæde, som kan måles, værdiansættes og dokumenteres.

Kan sygehusene ikke konkurrere på lønnen, må de konkurrere på arbejdstiden, hvis de vil fastholde medarbejderne, og minimere brugen af dyre vikarer og overtid.

På de store svenske sygehuse, har man halveret medarbejderomsætningen ved, at lave individuelle vagtplaner, afskaffet de faste vagter og organiseret vagtplanlægningen i selvstyrende grupper. Det er sådanne resultater, vil tilbyder de danske sygehuse. Et typisk projekt tager max. 20 uger, og koster mindre end hvad én læge koster i løn om året.

Pointe: Bemandingsoptimeringen skal foretages af kompetente specialister.